従業員が休職する時、女性社長が決める福利厚生【3つ】

たとえば、事務職の従業員を雇う会社の女性社長が、従業員から、休職に入りたいという申し出を受けたとします。総務の担当者から、団体で入っている保険の対象はどうなるのか、保険料の本人負担分はどう集めるのかと尋ねられ、社長は、決めていなかったことに気づきます。

休職の規程はありますが、福利厚生の保険の扱いまでは書かれていません。顧問の社会保険労務士、税理士、保険の担当者のどこに何を聞けばよいのかも、すぐには整理できません。

この記事では、従業員が休職するときに、社長が決めておく福利厚生の3つの事項を、保険の対象にするか、保険料を誰が負担するか、復職と退職のときにどう扱うか、の順で整理します。性別にかかわらず通じる福利厚生の考え方を、女性社長の場面で具体化しました。解説するのは、大手生命保険代理店で8年、1,100名以上のご相談を受けてきたFP1級の筆者です。

この記事は、法人保険への加入をお勧めするものではなく、福利厚生の運用の現状を点検するためのものです。休職中の公的な給付や社会保険料の扱いは、加入している制度で異なるため、年金事務所や社会保険労務士にご確認ください。税務の個別判断は税理士の領域です。

この記事で分かること

• 従業員の休職で、福利厚生の保険に起きやすい3つの問題
• 社長が決める3つの事項
• FP1級が見る点検項目と、現場で起きやすい失敗の場面
• 今週できる3ステップ

1. 従業員が休職するときに、福利厚生の保険で起きる3つの問題

従業員の休職では、福利厚生の保険で3つの問題が起きやすくなります。順に見ていきます。

1-1. 休職の規程と保険の対象がつながっていない

休職の規程は、休職の期間や給与の扱いを定めます。福利厚生の保険の規程は、対象者や保険料の負担を定めます。この2つが別々に作られていると、休職に入った従業員の保険の扱いが、どちらにも書かれていない状態になります。

たとえば、団体で入っている保険の対象を、在籍する従業員全員と定めていたとします。従業員が休職に入った時期に、総務の担当者が規程と対象者名簿を並べると、休職中の従業員だけが対象から漏れ、保障が空白になっていると気づきます。社長は、顧問の社会保険労務士と保険の担当者に、確認の順番を相談します。以後は、休職の規程に、福利厚生の保険の扱いを書き加えます。

1-2. 休職中の保険料の負担が決まっていない

保険料の一部を、従業員が給与から負担している場合があります。休職中に給与が支払われない期間があると、給与からの天引きができません。その間の負担を、会社が立て替えるのか、本人が別に支払うのか、決まっていないと、運用が止まります。

たとえば、保険料の本人負担分を、給与から差し引いていたとします。従業員が休職して給与が支払われなくなった時期に、経理担当者が、天引きができないと気づきます。社長は、顧問税理士に、会社が負担した場合の経理の扱いを確かめます。以後は、休職中の負担の方法を、規程に書いておきます。一方で、会社が全額を立て替え続けると、資金繰りを圧迫することがあります。

1-3. 復職と退職のときの扱いが決まっていない

休職した従業員は、復職する場合も、そのまま退職する場合もあります。復職のときの保険の手続き、退職のときの契約の扱いが決まっていないと、そのつど社長が判断することになります。

たとえば、休職が長引き、従業員が退職を申し出たとします。総務の担当者が、団体の保険の契約が、退職によりどうなるのかを調べようとして、規程にも契約の資料にも説明が見当たらないと気づきます。社長は、保険の担当者に契約の内容を確かめます。以後は、退職時の扱いを、規程と契約の資料の両方に書き込みます。

要するに、規程と保険の対象のつながり、休職中の保険料の負担、復職と退職の扱いの3つが問題になります。対象を外しすぎれば保障が空白になり、負担を広げすぎれば資金繰りを圧迫します。

2. 休職のときの福利厚生の決め事が後回しになる背景

後回しになる背景は、休職がいつ起きるか分からないこと、担当する専門家が分かれていること、個別の事情に合わせて対応してしまうことの3つです。順に整理します。

2-1. 休職は、突然に起きる

休職は、病気やケガ、家族の事情などで、突然に起きることがあります。起きてから規程を作ろうとすると、本人の事情を目の前にして、基準を決めることになります。公平さを保ちにくく、社長にとっても負担が大きくなります。

2-2. 担当する専門家が分かれている

休職と社会保険は社会保険労務士、保険料の経理と税務は税理士、保険の契約は保険の担当者と、確認する相手が分かれています。誰に何を聞くかが決まっていないと、確認が遅れます。

2-3. 個別の事情に合わせて対応してしまう

小さな会社では、従業員との関係が近く、その場の話し合いで決めがちです。柔軟な対応は強みですが、別の従業員が休職したときに、前の対応との違いが不満の原因になることがあります。基準を書面にしておくと、説明がしやすくなります。

要するに、休職の突然さ、専門家の分かれ方、個別対応への傾きが、決め事を後回しにさせます。

3. 従業員の休職で社長が決める福利厚生の3つの事項

決める事項は3つです。まず次の表で全体を見ます。

決める事項	決めること	主に確認する相手
1. 保険の対象	休職中も対象にするか外すかを、規程に書く	社会保険労務士・顧問税理士
2. 保険料の負担	休職中の保険料を、会社と本人でどう分けるかを決める	顧問税理士・経理担当者
3. 復職と退職の扱い	復職時の手続き、退職時の契約の扱いを、規程と資料に書く	保険の担当者・社会保険労務士

3-1. 事項その1：休職中も保険の対象にするかを決める

休職中も対象にする場合と、休職の期間によって外す場合があります。どちらにするかは、保険の目的と、契約の内容で決めます。

福利厚生として会社が保険料を負担する保険は、特定の人だけを対象にしていないかが、税務上も問われます。たとえば、特定の役員や使用人だけを被保険者にし、受取人がその遺族である定期保険は、その保険料が給与として扱われる場合があります（出所：国税庁、法人税基本通達9-3-5）。養老保険は、満期保険金の受取人が会社、死亡保険金の受取人が被保険者の遺族で、加入資格に合理的な基準がなく役員や使用人の全員が加入できるといった条件のもとで、保険料の2分の1が福利厚生費となる取扱いがあります（出所：国税庁、法人税基本通達9-3-4）。最高解約返戻率による区分（9-3-5の2）は養老保険ではなく、定期保険・第三分野保険の話です。休職を理由に対象から外すと、これらの前提に影響しないかを、顧問税理士に確認します。

従業員を被保険者にする死亡保険は、被保険者の同意が必要です（出所：保険法第38条）。対象を変えるときは、同意の取り方も確かめます。休職中の公的な給付や社会保険料の扱いは、加入している制度や休職の理由で異なるため、年金事務所や社会保険労務士に確認します。

3-2. 事項その2：休職中の保険料の負担を決める

保険料を、全額会社が負担している場合は、休職中も会社が払い続けるかを決めます。本人が一部を負担している場合は、給与が支払われない期間の集め方を決めます。方法には、会社が一時的に立て替えて復職後に精算する方法、本人が口座から直接払う方法などがあります。

会社が立て替える場合の経理処理は、立替金（貸付金）として後で精算するのか、会社の負担として給与などにあたるのかで税務の扱いが変わる場合があり、顧問税理士に確認します。立て替えた金額が、休職の長期化で膨らむ場合の上限も、あらかじめ決めておきます。

会社が保険料を負担する保険の経理は、契約の内容で変わります。定期保険・第三分野保険のうち、2019年（令和元年）7月8日以後の契約で、保険期間が3年以上、最高解約返戻率が50%を超えるものは、区分に応じて保険料の一部を資産に計上し、のちの期間に取り崩して費用にします（年換算保険料の額などによる例外や、資産計上の割合・期間の違いがあります。出所：国税庁、法人税基本通達9-3-5の2）。遺族を受取人とする福利厚生の保険は、9-3-4・9-3-5の取扱いが問われ、最高解約返戻率による区分が当てはまるかは、受取人などの契約の内容で異なります。科目名（保険積立金・前払保険料）は会社の処理で異なります。実際の処理は、顧問税理士の領域です。

3-3. 事項その3：復職と退職のときの扱いを決める

復職のときは、保険の手続きが必要かどうかを、保険の担当者に確認します。休職前と同じ契約を続けられる場合と、手続きが必要な場合があります。

退職のときは、契約の内容によって、取扱いが分かれます。団体で入っている保険は、退職により被保険者でなくなる場合があります。個別の契約の場合は、解約するのか、継続するのか、名義を変更するのかによって、保障と税務の扱いが変わります。団体の保険は、名義の変更ができない場合があります。規程と契約の資料の両方に、退職時の扱いを書き込みます。

要するに、保険の対象、休職中の保険料の負担、復職と退職の扱いの3つを、この順に決めます。

ここまでで、3つの事項を解説しました。もっと詳しく知りたい方は、次の記事で、従業員の退職金と福利厚生の準備を解説しています。

【まるっと解説】中退共だけで足りる？従業員退職金を上乗せする4つの手順

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4. FP1級が見る福利厚生の保険と休職の点検項目

FP1級の筆者が最初に見るのは、保険の種類よりも、休職・復職・退職の場面が、規程と契約の資料に書かれているかどうかです。

4-1. 規程と契約の整合

休職の規程、福利厚生の規程、保険の契約の資料を並べ、食い違いがないかを見ます。対象者、保険料の負担、復職と退職の扱いが、3つの資料で同じ内容になっているかを確かめます。

4-2. 保険料の負担の公平さ

休職した従業員と、在籍している従業員で、保険料の負担に差が出ていないかを見ます。差がある場合は、その理由を説明できるようにします。

4-3. 保障の空白と資金繰り

休職中に保険の対象から外すと、その間の従業員の万一への備えが空白になります。反対に、保険料を会社が広く負担すると、休職者が増えたときに負担が膨らみます。会社の資金繰りの中で、無理のない範囲を数えます。

4-4. 専門家の役割分担

税務の個別判断と経理処理は税理士、休職と社会保険は社会保険労務士、保険の仕組みと手続きは保険の担当者です。FPは、3者の確認事項を並べ、決める順番を整理する役割で関わります。

要するに、規程と契約の整合、保険料の負担の公平さ、保障の空白と資金繰り、専門家の役割分担の4つを見ます。

5. 今週できる、休職時の福利厚生を整理する3ステップ

今週できるのは3ステップです。規程の改定などの大きな決断は後に回して構いません。

5-1. 三つの資料を並べる

休職の規程、福利厚生の規程、保険の契約の資料を並べ、休職・復職・退職の場面が書かれているかに印を付けます。

5-2. 確認する相手を決める

休職と社会保険は社会保険労務士、経理と税務は税理士、保険の手続きは保険の担当者と、確認する相手を一覧にします。

5-3. 失敗しやすい3つの場面を、先に確かめる

契約の資料と規程を見て、次の3つの場面が起きないかを、先に確かめます。休職時の福利厚生で起きやすい失敗は、保障の削りすぎ、負担の過大、見落としの3つの場面です。

• 保障の削りすぎ：たとえば、休職に入った従業員を、手続きを簡単にするために、保険の対象から外したとします。休職に入ってしばらく後、総務の担当者が弔慰金規程と保険の対象者名簿を並べ、休職中の従業員だけが対象から外れていて、保障が空白になっていると気づきます。社長は、保険の担当者に、対象に戻せるかと必要な手続きを確かめます。以後は、休職を理由に対象から外す前に、弔慰金規程との関係を確かめます。
• 負担の過大：たとえば、休職中の保険料を、会社が全額立て替えると決めたとします。休職者が増えた期に、経理担当者が立替金の残高を見て、資金繰りを圧迫していると気づきます。社長は、顧問税理士に、立替金の上限と精算の方法を相談します。以後は、立替えの上限と期間を、規程に書きます。
• 見落とし：たとえば、団体で入っている保険の契約に、退職時の扱いの定めがあったとします。従業員の退職の手続きの段階で、総務の担当者が契約の資料を確かめておらず、保険の担当者への確認が間に合わずに本人への案内が遅れると気づきます。社長は、保険の担当者に、契約の内容と手続きを確かめます。以後は、契約の資料の写しを、規程と一緒に保管します。

要するに、三つの資料の並べ替え、確認する相手の一覧、失敗の場面の事前の把握の3つを、今週のうちに進めます。

6. 休職時の福利厚生の保険に関するよくある質問

従業員が休職している間も、福利厚生の保険の対象にしてよいですか。

会社の規程の定め方と、契約の内容によります。休職中を対象にするか外すかは、規程に書いておくと、運用がぶれません。外す場合は、養老保険などで、役員や使用人の全員が加入できることを条件に福利厚生費の取扱い（9-3-4）を受けているときに、その条件に影響しないかを、顧問税理士に確認します。

休職中の従業員の保険料は、会社が払い続けてよいですか。

会社が負担する場合も、本人が負担する場合もあります。会社が負担するときの経理処理や、給与として扱われるかどうかは、契約の内容で変わります。顧問税理士に確認します。

従業員を被保険者にする死亡保険に、本人の同意は必要ですか。

必要です。契約者以外の人を被保険者とする死亡保険では、被保険者の同意が必要です（出所：保険法第38条）。休職中に契約を変更する場合も、同意の取り方を確かめます。

休職中の社会保険料や公的な給付は、どう扱われますか。

加入している制度や休職の理由によって異なります。断定はできないため、年金事務所や社会保険労務士に確認します。この記事では、公的な給付の内容には触れていません。

復職したとき、保険の加入はどう扱いますか。

休職前の契約を続ける場合と、手続きが必要な場合があります。規程に、復職時の扱いを書いておくと、迷いません。保険会社の手続きは、保険の担当者に確認します。

従業員が退職するとき、保険の契約はどうなりますか。

契約の内容によって、解約、継続、名義の変更など、取扱いが分かれます。団体で入っている保険は、退職により被保険者でなくなる場合があります。退職時の扱いは規程に書き、保険会社の手続きは保険の担当者に確認します。

保険料は、損金になりますか。

契約の内容によります。定期保険・第三分野保険のうち、2019年（令和元年）7月8日以後の契約で、保険期間が3年以上、最高解約返戻率が50%を超えるものは、区分に応じて保険料の一部を資産に計上し、のちの期間に取り崩して費用にします（年換算保険料の額などによる例外や、資産計上の割合・期間の違いがあります。出所：国税庁、法人税基本通達9-3-5の2）。遺族を受取人とする福利厚生の保険は、9-3-4・9-3-5の取扱いが問われ、最高解約返戻率による区分が当てはまるかは、受取人などの契約の内容で異なります。科目名（保険積立金・前払保険料）は会社の処理で異なります。2019年7月8日より前の契約は取扱いが異なります。実際の処理は、顧問税理士の領域です。

7. まとめ｜休職・復職・退職の場面を、規程と契約の資料に書いておく

筆者は、社長が守っているのは家族だけでなく、従業員とそのご家族の暮らしでもあると考えています。必要なものを、必要な分だけ。福利厚生の現状を、一緒に整理します。

筆者の考えや経歴は、プロフィールにまとめています。

ご相談いただいても、売り込みは一切ありません。お断りいただいて構いません。休職時の福利厚生の決め事を、一緒に整理します。

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本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、特定の保険商品の推奨や個別の勧誘ではありません。税制・制度は改正される場合があります。実行前に顧問税理士・弁護士等の専門家にご相談ください。

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