女性社長の法人保険は、誰と情報を共有する？

たとえば、ある女性社長が、顧問税理士から、「社長に万一があったとき、会社の保険の契約を、社長のほかに把握している人はいますか」と尋ねられるとします。女性社長は、保険証券の保管場所も、保険会社の連絡先も、自分の頭の中だけにあると気づきます。誰に、どこまで伝えておけばよいのか、すぐには答えられなくなります。

法人保険は、契約したあとに情報を整理しないと、万一のときに会社の誰も手続きを進められない場合があります。一方で、契約の情報には、被保険者の個人情報が含まれます。誰にでも見せればよいわけではなく、共有する相手と範囲を分けて決める必要があります。

この記事では、女性社長が法人保険の情報を、誰と共有するかを決めるときの確認を、3つに分けて説明します。共有する情報の範囲を決める、共有する相手を分ける、万一のときの手順を決める、の3つです。性別にかかわらず通じる考え方を、女性社長の場面で具体化しています。解説するのは、大手生命保険代理店で8年、1,100名以上のご相談を伺ってきた、FP1級（1級ファイナンシャル・プランニング技能士）の筆者です。

この記事は、法人保険への加入をお勧めするものではなく、契約の情報の整理を点検するためのものです。税務の個別判断や経理処理は税理士の領域です。

この記事で分かること

• 契約の情報を共有しないままにすると起きる3つの場面
• 共有を決める3つの確認と、整理表
• FP1級が見る点検項目と、現場で起こり得る失敗の場面
• 今週できる、契約の一覧づくりなどの3ステップ

1. 法人保険の情報を共有しないままにすると起きる3つの場面

起きる場面は3つあります。順に見ていきます。

1-1. 保険証券の保管場所が、社長しか分からない

証券や契約の書類の保管場所を、社長だけが知っていると、他の人は契約の存在すら確かめられません。会社の経理や決算の作業にも、影響が出る場合があります。

たとえば、女性社長が、保険証券を自宅の金庫にしまい、保管場所を誰にも伝えないままにしていたとします。決算の準備で、経理担当者が、保険積立金の残高を確かめようと証券を探し、保管場所は社長に聞かなければ分からないと気づきます。経理担当者は、女性社長に、契約の一覧を作ることを提案します。以後は、証券の保管場所を、経理担当者と共有します。

1-2. 後継者が、契約の内容を説明できない

社長が不在のときに、金融機関や取引先から契約の確認を求められる場面があります。後継者や役員が契約の内容を知らないと、説明が遅れます。

たとえば、女性社長が、契約の目的と受取人を、後継者である専務に伝えないままにしていたとします。融資の更新の面談に専務が同席し、金融機関の担当者から、社長の保険の受取人と使い道を尋ねられ、契約の内容を社長から聞いていなかったと気づきます。専務は、女性社長に、契約の内容の説明を求めます。以後は、契約の目的と受取人を、専務と共有します。

1-3. 共有しすぎて、個人の情報が広がる

被保険者になっている従業員の情報は、個人情報です。病歴などは、要配慮個人情報にあたる場合があり、取得には本人の同意が原則として必要です（個人情報の保護に関する法律第2条第3項・第20条第2項。出所：e-Gov法令検索）。取得した目的の範囲を超えて、社内で広げないようにします。契約の一覧を、誰でも見られる場所に置くと、情報が広がります。

たとえば、女性社長が、被保険者の一覧に、健康に関わる情報まで書き込み、誰でも開ける共有場所に置いたとします。総務担当者が、共有場所を整理していて、その一覧に健康に関わる情報が書かれていると気づきます。総務担当者は、女性社長に、共有の範囲を絞ることを提案します。女性社長は、一覧に載せる情報と、載せない情報を分けます。以後は、健康に関わる情報を、一覧に載せません。

要するに、保管場所の属人化、後継者への説明不足、共有しすぎの3つが、情報を整理しないままにすると起きる場面です。

2. 経営者が法人保険の情報の共有を後回しにしてしまう背景

後回しになる背景は、契約を自分だけで決めてきたこと、万一の話を切り出しにくいこと、日々の経営が優先されることの3つです。順に整理します。

2-1. 契約を、自分だけで決めてきた

社長が、顧問税理士や保険の担当者と相談して、一人で決めてきた契約は、会社の中で共有する機会が少なくなります。決めた本人が把握していれば足りると、思いやすくなります。

2-2. 万一の話は、切り出しにくい

社長に万一があったときの話は、従業員や家族に、切り出しにくい話題です。顧問税理士や専門家を交えると、事務的に話しやすくなります。

2-3. 日々の経営が優先される

日々の売上や資金繰りが優先されて、契約の情報の整理は、後回しになる場合があります。決算の時期など、区切りに合わせて整理すると、続けやすくなります。

要するに、一人で決めてきたこと、話の切り出しにくさ、日々の経営の優先の3つが、後回しにする背景です。

3. 法人保険の情報を共有するときの3つの確認

確認は3つです。まず次の表で全体を見ます。

確認	見る内容	共有する相手の例
1. 共有する情報の範囲	契約者・被保険者・受取人、保険会社の連絡先、証券の保管場所	経理担当者・顧問税理士
2. 共有する相手	情報の種類ごとに、見てよい人を分ける	後継者・役員・保険の担当者
3. 万一のときの手順	誰が、どの順で、保険会社に連絡するか	後継者・経理担当者

3-1. 共有する情報の範囲を決める

最初に、共有する情報を、一覧にします。契約者、被保険者、受取人、保険会社の連絡先、証券の保管場所を、契約ごとに書きます。保険金額や保険料の総額も、会社の資金に関わるため、経理担当者と共有します。

共有の方法は、書面の一覧を鍵のかかる場所に置く、閲覧できる人を決めるなど、簡単なもので足ります。共有した相手と日付を、一覧の末尾に書き込むと、のちに見直しやすくなります。

反対に、被保険者の健康に関わる情報は、一覧に載せません。契約者以外の人を被保険者にする死亡保険では、原則として被保険者の同意が必要です（保険法第38条。出所：e-Gov法令検索）。同意を得るときは、共有する範囲も本人に説明します。

3-2. 共有する相手を分ける

次に、共有する相手を、情報の種類ごとに分けます。経理担当者には、保険料と保険積立金の情報、後継者や役員には、契約の目的と受取人、顧問税理士には、契約の全体と決算への影響を共有します。

保険料の処理は契約によって異なるため、経理担当者には、証券の区分も渡します。2019年（令和元年）7月8日以後に契約した定期保険・第三分野保険のうち、保険期間が3年以上で、最高解約返戻率が50%を超えるものは、区分に応じて保険料の一部を資産に計上し、のちの期間に取り崩して費用にします（年換算保険料の額などによる例外があります。出所：国税庁、法人税基本通達9-3-5の2）。経理担当者と顧問税理士が、同じ情報を見られるようにします。

3-3. 万一のときの手順を決める

最後に、万一のときに、誰が、どの順で、保険会社に連絡するかを決めます。保険金の請求権は、請求できる時から3年間行使しないと、時効で消滅します（保険法第95条第1項。出所：e-Gov法令検索）。手順が決まっていないと、請求が遅れるおそれがあります。古い契約の請求の期限は、保険会社に確認します。

請求に必要な書類は、保険会社や契約によって異なります。請求の窓口と書類は、保険会社に確認して、手順書に書き込みます。受取人が会社の場合は、会社が請求する人になります。

要するに、共有する情報の範囲、共有する相手、万一のときの手順の3つを、この順に決めます。

ここまでで、3つの確認を解説しました。もっと詳しく知りたい方は、次の記事で、社長が売上を支える会社の事業保障を解説しています。

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4. FP1級が見る、法人保険の情報共有の点検項目

見る点は4つです。FP1級の筆者が最初に見るのは、保険の種類よりも、契約の一覧が、1枚の書面になっているかどうかです。

4-1. 契約の一覧が、書面になっているか

契約者、被保険者、受取人、保険会社の連絡先、証券の保管場所を、1枚の表にします。表があると、社長が不在のときも、他の人が契約の存在を確かめられます。

4-2. 共有の範囲が、情報の種類ごとに分かれているか

経理、後継者、顧問税理士に、それぞれ必要な情報だけを渡します。被保険者の個人情報は、必要な範囲に絞ります。担当者が替わるときは、閲覧できる人の見直しも、あわせて行います。

4-3. 万一のときの手順書があるか

連絡する順番、保険会社の窓口、必要な書類、請求できる人を、手順書にします。時効があるため、請求の時期も書き込みます。手順書は、決算の時期などの区切りに読み返して、連絡先や担当者の変更を反映します。

4-4. 専門家の役割分担

税務と経理は顧問税理士、契約と請求の手続きは保険の担当者、全体の整理はFPです。FPは、各専門家への確認事項を並べて、決める順番を整理する役割で関わります。

要するに、契約の一覧、共有の範囲、手順書、専門家の役割分担の4つを見ます。

5. 今週できる、法人保険の情報の共有を始める3ステップ

今週できるのは3ステップです。契約の追加や解約などの大きな決断は、整理が済んでから決めて構いません。

5-1. 保険証券を集めて、契約の一覧を作る

会社の保険証券を集めて、契約者、被保険者、受取人、保険料、連絡先を書き出します。保管場所も、あわせて書きます。

5-2. 共有する相手と、見せる範囲を決める

一覧のうち、誰にどこまで見せるかを決めます。話しにくいときは、顧問税理士やFPが、同席して整理します。

5-3. 失敗につながる3つの場面を、先に確かめる

次の3つの場面が起きないかを、先に確かめます。情報を整理するときの失敗につながる場面は、備えの削りすぎ、保険料の過剰、引き継ぎ後の更新漏れの3つです。

• 削りすぎ：たとえば、女性社長が、一覧を作る手間を省こうと、用途が分からない契約を、確かめずに解約したとします。その後、会社の資金計画を見直す中で、返済予定表に添える万一の備えの欄を埋めようとして、解約した契約が借入の返済の備えだったと気づきます。女性社長は、解約によって、万一のときの死亡保障がなくなり、返済の財源が会社に残らないと分かります。再加入には健康状態の審査があり、同じ条件で入り直せるとは限りません。女性社長は、保険の担当者と顧問税理士に、保障の残し方を相談します。以後は、契約を解約する前に、契約の目的を、一覧で確かめます。
• 過剰：たとえば、女性社長が、万一の手順を整理する中で、備えが足りないのではと考え、保険料を引き上げたとします。金融機関の担当者との定例の面談で、返済額と保険料の合計を見た女性社長は、保険料の負担が運転資金に影響すると気づきます。女性社長は、保険の担当者に、減額や払込方法の変更を相談します。以後は、保険料を引き上げる前に、返済額とあわせて確かめます。
• 引き継ぎ後の更新漏れ：たとえば、経理担当者が、契約の受取人の変更を一覧に反映しないまま退職し、後任の総務担当者に引き継いだとします。その後、保険の担当者から契約内容の確認の連絡を受けた後任の担当者が、一覧の受取人が実際の契約と異なると気づきます。後任の担当者は、女性社長と顧問税理士に、一覧と証券の照合を依頼します。以後は、担当者が替わるときに、契約の一覧を、証券と照らし合わせます。

要するに、契約の一覧づくり、共有する相手と範囲の決定、失敗につながる場面の先回りの3つが、今週の一歩です。

6. 法人保険の情報の共有のよくある質問

Q1. 法人保険の情報は、誰に伝えておけばよいですか。

一律には言えません。経理担当者、後継者や役員、顧問税理士など、必要な情報が相手ごとに異なります。情報の種類ごとに、共有する相手を分けて決めます。

Q2. 従業員が被保険者の契約は、本人に伝える必要がありますか。

契約者以外の人を被保険者にする死亡保険では、原則として被保険者の同意が必要です（保険法第38条。出所：e-Gov法令検索）。同意を得るときに、契約の目的と、情報の共有の範囲を説明します。

Q3. 被保険者の健康に関わる情報は、共有してよいですか。

病歴などは、要配慮個人情報にあたる場合があり、取得には本人の同意が原則として必要です（個人情報の保護に関する法律第2条第3項・第20条第2項。出所：e-Gov法令検索）。取得した目的の範囲を超えて社内で広げず、社外の専門家に渡す場合の扱いは、顧問税理士や弁護士に確認します。一覧には載せず、必要な範囲に絞ります。

Q4. 保険金の請求には、期限がありますか。

保険金の請求権は、請求できる時から3年間行使しないと、時効で消滅します（保険法第95条第1項。出所：e-Gov法令検索）。請求の窓口と必要な書類は、保険会社に確認します。

Q5. 契約の一覧には、保険料も載せますか。

保険料と保険積立金は、会社の資金と決算に関わるため、経理担当者と顧問税理士に共有します。見せる範囲は、相手ごとに分けます。実際の経理処理は、税理士の領域です。

Q6. 保険料は、損金になりますか。

契約の内容によります。2019年（令和元年）7月8日以後の定期保険・第三分野保険のうち、保険期間が3年以上で、最高解約返戻率が50%を超えるものは、区分に応じて保険料の一部を資産に計上し、のちの期間に取り崩して費用にします（年換算保険料の額などによる例外があります。出所：国税庁、法人税基本通達9-3-5の2）。実際の経理処理は、税理士の領域です。

7. まとめ｜法人保険の情報は、相手ごとに分けて共有する

筆者は、新卒のころ、商品の説明ばかりをしていたことがあります。保険は、人が一番つらい、その時に、心と暮らしを支えるものだと、お客さまに教わりました。情報の整理も、その時に手続きが進むための備えのひとつです。

筆者の考えや経歴は、プロフィールにまとめています。

ご相談いただいても、売り込みは一切ありません。お断りいただいて構いません。契約の情報の整理を、一緒に進めます。

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本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、特定の保険商品の推奨や個別の勧誘ではありません。税制・制度は改正される場合があります。実行前に顧問税理士・弁護士等の専門家にご相談ください。

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