【実務の目線】全国に拠点がある会社の福利厚生を公平に運用する4つの手順

本社の総務課長が、九州の営業所から届いた問い合わせのメールを読んで首をひねります。「うちの営業所では、福利厚生の説明を一度も受けていません。本社の人は退職金の仕組みがあると聞いたのですが」。社長に報告すると、社長も驚きます。「資料は渡したはずだ。拠点の所長には伝えているよ」。

全国各地、あるいは離れた場所に拠点を持つ会社では、本社で決めた福利厚生が、すみずみの従業員まで同じように届いているかが分かりにくくなります。制度そのものよりも、決まりの書き方と伝え方、対象の線引きで、不公平感が生まれやすいのです。

この記事では、拠点が離れている会社が、福利厚生を公平に運用するための手順を、規程・周知・同意の観点から整理します。特定の保険会社の手続きは扱いません。解説するのは、保険代理店で1,100名以上のご相談を受けてきたFP1級の筆者です。

この記事で分かること

• 遠隔地の拠点がある会社で起きやすい3つの場面
• 本社の感覚と拠点の実感が、ずれやすい理由
• 公平に運用するための4つの手順
• 今週できる確認項目と、よくある質問

1. 遠隔地に拠点がある会社の福利厚生で、起きやすい3つの場面

拠点が離れていると、情報の格差・対象の線引き・手続きの遅れの3つの場面が起きやすくなります。

1-1. 拠点によって、制度の存在すら知らされていない

たとえば、本社の従業員は総会や朝礼で福利厚生の説明を受けても、遠くの営業所の従業員には資料が回っていなかったとします。

制度があるのに知らされていない従業員は、「自分は対象外なのでは」と感じます。拠点長の判断ひとつで、伝わり方が変わってしまいます。

1-2. 本社採用と現地採用で、扱いが違う

たとえば、本社で採用した従業員は福利厚生の対象で、拠点で採用した従業員は対象外としていたとします。

理由が明確で規程に書いてあれば説明できます。しかし、経緯が曖昧なままだと、同じ仕事をしている人から不満が出ます。

1-3. 手続きの書類が、拠点との往復で遅れる

たとえば、同意書や申込みの書類を、郵送で拠点と本社の間で往復させているとします。

期限までに戻らない、記入に不備がある、といった事態が起きます。提出が遅れた従業員が、不利な扱いを受けることもあります。

要するに、伝わり方・対象の線引き・手続きの往復、この3つが遠隔地の拠点で起きやすい場面です。

2. 本社と拠点で、福利厚生の感じ方がずれやすい理由

ずれる理由は、情報の通り道が拠点長に集中することと、本社が拠点の実情を把握しにくいことの2つです。

2-1. 情報が拠点長を経由する

拠点への連絡は、多くの会社で拠点長を窓口にしています。

拠点長が忙しい、あるいは制度に詳しくないと、情報が止まります。本社は「伝えた」と考え、従業員は「聞いていない」と感じる状態が生まれます。

2-2. 本社が拠点の実情を見ていない

拠点ごとに働き方や勤務時間、雇用の形が違うことがあります。

たとえば、短時間勤務の従業員が多い拠点があるとします。本社の規程が「フルタイム」を前提にしていると、実情に合わない場面が出ます。

本社の基準をそのまま全拠点に当てはめると、拠点によって違和感が生まれます。

要するに、情報が一か所で止まりやすいことと、拠点の実情が見えにくいことが、ずれの原因です。

3. 拠点が離れた会社が福利厚生を公平に運用する4つの手順

運用の手順は、対象と基準を決める・規程に書く・全拠点に周知する・同意と記録を残す、の4つです。表で全体を見ます。

手順	やること	主な担当
1. 対象と基準を決める	誰を対象にするか、線引きの理由を言葉にする	社長・総務
2. 規程に書く	拠点を問わず適用される形で、就業規則に記載する	総務・社会保険労務士
3. 全拠点に周知する	拠点長に任せず、従業員に直接届く方法を決める	総務・拠点長
4. 同意と記録を残す	必要な同意を得て、誰が何を受け取ったか記録する	総務

3-1. 手順1｜対象と基準を、拠点に関係なく決める

最初に、福利厚生の対象者と、その線引きの理由を整理します。

「本社採用か現地採用か」ではなく、「勤続」「雇用の形」「役割」といった基準で説明できると、拠点が違っても同じ言葉で話せます。

福利厚生として保険を使う場合の加入範囲には、要件があります。養老保険であれば、普遍的加入などの要件が関わります。（出所：法人税基本通達9-3-4）税務上の扱いは、顧問税理士に確認してください。

3-2. 手順2｜規程に書き、どの拠点でも同じ決まりにする

退職金制度を設けるなら、就業規則への記載が必要です。（出所：労働基準法第89条第3号の2）

拠点ごとに別の規程を作ると、更新が漏れて食い違いが起きます。本社と拠点で、同じ規程を使う形が管理しやすくなります。

拠点ごとに特別な事情があるなら、規程の中に例外の定めとして書き、理由も残します。

3-3. 手順3｜拠点長を経由せず、従業員に直接届ける

周知は、拠点長への連絡だけで終わらせません。

全従業員が見られる社内の掲示場所や、入社時の説明資料に、制度の概要と問い合わせ窓口を載せます。オンラインの説明会を開き、質問を受ける機会を設けることも考えられます。

たとえば、年に一度、全拠点の従業員に同じ内容を同じ時期に伝えると、情報の差が減ります。

3-4. 手順4｜同意と記録を残す

制度の内容を変更するときは、従業員への配慮が必要です。退職金の引下げは労働条件の不利益変更にあたり、原則として労働者の同意か、就業規則の変更の合理性が求められます。（出所：労働契約法第8条・第9条・第10条）

個別の判断は、社会保険労務士や弁護士の領域です。

同意を得る場合は、拠点ごとに期限と方法を決め、誰がいつ受け取ったかを記録に残します。記録が残っていれば、後から確認が必要になったときにも説明できます。

この記事では要点に絞って解説しました。全体像から手順・注意点までまとめて知りたい方は、次の記事で詳しく解説しています。

【まるっと解説】中退共だけで足りる？従業員退職金を上乗せする4つの手順

ご相談いただいても、売り込みは一切ありません。お断りいただいて構いません。まずは、拠点の数と、従業員への伝え方の現状をお聞かせください。

＼無料相談（30秒で予約）／

要するに、基準・規程・周知・記録の4つを、全拠点で同じ形にそろえることが公平性の土台です。

4. 遠隔地の福利厚生の運用で起きやすい失敗｜手薄と手厚すぎ

運用の失敗は、拠点への配慮が手薄になる場合と、手厚くしすぎて管理が追いつかない場合に分かれます。

4-1. 拠点への配慮が手薄になる場面

• たとえば、社長が「本社でやっているから、拠点も同じはず」と、周知を拠点長に任せたとします。数年後、拠点の従業員が制度を知らなかったと分かります。
• たとえば、経理担当者が、現地採用の従業員の名簿を本社の名簿と別に管理していたとします。対象者の抜けに気づかないまま、年数が過ぎます。
• たとえば、規程の改定を本社だけに配り、拠点には送らなかったとします。拠点では古い規程のまま運用され、扱いが食い違います。

4-2. 手厚くしすぎて、管理が追いつかない場面

• たとえば、社長が拠点ごとの事情を汲み、拠点ごとに違う制度を作ったとします。管理が複雑になり、拠点間の不公平を説明できなくなります。
• たとえば、経理担当者が、拠点ごとに別の手続き方法を許したとします。書類の確認に手間がかかり、期限を過ぎる件数が増えます。
• たとえば、すべての従業員に個別の面談を行おうとして、総務の負担が増えたとします。続かなくなり、結果として周知が途絶えます。

手薄も手厚すぎも、「どの拠点でも同じ基準で、続けられる形か」を見ずに動いたことが原因です。

要するに、全拠点で続けられる共通の形を作るほうが、個別の対応を増やすより安定します。

5. 今週できる拠点ごとの福利厚生の確認チェックリスト

今週のうちに、次の5つを確かめてみてください。

あわせて読みたい

• 退職金規程を整えるときの進め方
• 入れ替わりが多い会社の退職金設計
• 福利厚生の加入範囲を決める際の要件

要するに、名簿・規程・周知・期限を拠点ごとに一覧にするだけで、抜けの多くは見つかります。

6. 遠隔地の拠点の福利厚生についてよくある質問

Q1. 拠点ごとに、福利厚生の内容を変えてもよいですか。

変えてよいかは個別の事情で判断が分かれるため、理由を説明できる形にしておく必要があります。規程に例外として書き、従業員に伝えます。個別の判断は社会保険労務士にご相談ください。

Q2. 現地採用の従業員だけを、対象外にしてもよいですか。

線引きの理由が合理的で、規程に明記されているかが大切です。保険を使う福利厚生なら、加入範囲の要件も関わります。（出所：法人税基本通達9-3-4）顧問税理士に確認してください。

Q3. 拠点長に周知を任せるのは問題ですか。

拠点長だけに任せると、情報が止まる場合があります。従業員に直接届く方法と、問い合わせ窓口を併せて用意すると、差が出にくくなります。

Q4. 規程は、拠点ごとに作る必要がありますか。

退職金制度を設けるなら、就業規則への記載が必要です。（出所：労働基準法第89条第3号の2）拠点ごとの別規程は更新の漏れが起きやすいため、共通の規程に例外を書く形が管理しやすくなります。

Q5. 制度の内容を変えるとき、遠隔地の従業員の同意も必要ですか。

退職金の引下げなどの不利益変更は、原則として労働者の同意か、就業規則の変更の合理性が必要です。（出所：労働契約法第8条・第9条・第10条）拠点を問わず適用される考え方です。進め方は社会保険労務士や弁護士に確認してください。

Q6. 書類のやりとりが遅れがちです。どうすればよいですか。

期限と提出先を拠点ごとに一覧にし、本社の担当を決めておきます。書面と電子のどちらで受け取るかも、あらかじめ統一しておくと遅れが減ります。具体的な方法は、社会保険労務士など専門家に確認してください。

7. まとめ

ご相談いただいても、売り込みは一切ありません。お断りいただいて構いません。拠点の状況をお聞きして、共通の運用の形を一緒に整理します。

＼無料相談（30秒で予約）／

社長が守っているのは、ご家族だけではありません。毎日一緒に働く従業員と、そのご家族の暮らしも、社長の肩にかかっています。筆者はそう考えて、必要なものを、必要な分だけ整える相談を心がけています。

筆者の考えや経歴は、プロフィールにまとめています。

本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、特定の保険商品の推奨や個別の勧誘ではありません。税制・制度は改正される場合があります。実行前に顧問税理士・社会保険労務士・弁護士等の専門家にご相談ください。

法人保険のご相談

＼経営者さま向け 法人保険のご相談／

「社長交代を機に保険を見直したい」「役員・従業員の退職金や福利厚生を整えたい」「万一のときの資金繰りが心配」――会社を守る備えについて、1級ファイナンシャル・プランニング技能士（国家資格）がお話を伺います。

法人保険の相談を申し込む